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小学档案管理制度

[日期:2015-01-11] 来源: 网络 作者:河北教案网
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  档 案 管 理 制 度
 ?。ㄊ孕校?br />  学校档案是广大教职员工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,是学校各项工作活动的历史纪录,也是学校领导决策和教育、教学的必要依据,档案是师生员工智慧的结晶,是国家的宝贵财富,是学校历史的鉴证。为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》的规定,制定本制度。
  第一条 基本任务
  一、贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。
  二、建立健全全校各类档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。
  三、负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。
  四、督促和指导各科室、组正确收集、整理归档的文件资料。
  五、鉴定并处理已过保管期和并无保存价值的学校档案。
  六、对已经收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作服务的作用。
  七、制定学校的档案管理制度,严格执行有关规定,维护档案的完整和安全。
  第二条  档案工作人员
  学校档案人员必须政治立场坚定,政治理论、思想作风和职业道德水平较高,具备一定的基础知识、专业知识和相关知识,较强的工作能力。
  第三条 立卷归档制度
  一、归档范围
  依照《江干区教育局学校档案归档范围及保管期限》
  二、归档时间
 ?。ㄒ唬?、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、基本建设类等,应按照年度归档立卷(每年的1月1日至12月31日止),次年六月底立卷完毕,移交综合档案室(财务会计类保管一年后移交综合档案室)。
 ?。ǘ?、教务工作类、教师业务工作类、学生学籍类应按照学年归档立卷(9月1日至次年8月31日)。
  三、归档要求
 ?。ㄒ唬?、我校档案是由党支部、校长室、教导处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的。因此,原则上哪个部门产生的文件材料就由其部门相关人员负责收集整理,归档立卷。
 ?。ǘ?、凡是归档的文件材料要尽量做到文件完整、准确、系统,并具有参考应用价值,能够起历史凭证作用。
 ?。ㄈ?、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰;不能用易褪色(如铅笔、元珠笔、纯蓝墨水笔等,字迹必须端正清楚,不得重写)、易变质的材料书写;不能有金属物装订。
 ?。ㄋ模?、特别珍贵的档案,从安全与保管条件等方面考虑,可以随时归档。
 ?。ㄎ澹?、各部门向档案室移交档案,必须填写移交清单一式两份,交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。
  第四条  档案统计制度
  做好档案的登记和统计工作,使档案家底清楚,帐务相符合档案利用细细及时反馈,以便改进工作,提高档案管理水平。
  一、准确统计我校各类档案的数量,库存档案的构成状况和变换以及提供利用情况,每年统计一次。财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交档案室保管。
  二、由专人做好统计工作,实行统一的统计方法。
  三、加强对统计数据的综合分析,掌握利用动态、规律,根据利用的信息反馈内容,研究和改进工作,促进档案管理水平的提高。
  四、填写档案利用情况登记表,做好档案利用效果的统计。
  五、做好查阅登记、借阅登记以及各类归档的总帐登记。
  第五条  档案的保管制度
  一、综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放。排列整齐,并编制必要的检索工具,为翻检利用创造条件,达到调卷迅速、准确。
  二、档案库房应单独设置,不得兼办公室或其他用处。未经档案员允许,任何人不得擅自进入库房。
  三、档案室必须保持清洁,必须符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求;定期检查保管情况,发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。
  四、档案室对库存档案定期检查,及时改进工作缺点,补救问题。对超过保管期限,需销毁的档案材料进行清理造册,经分管领导同意,报主管部门批准方可销毁。销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。
  第六条  档案的保密制度
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  执行《保密法》,严格遵守国家工作人员保密守则,非档案室人员,未经许可,不得擅自进入档案室。
  第七条  档案的开放制度
  一、我校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用,但是必须办理查阅手续(外单位人员须持单位介绍信),填写查阅档案登记表。
  二、档案原则上不外借,特殊情况需经分管领导书面批准,借阅时间一般以三天为期限,并办理借阅登记手续。
  三、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料,不准查阅所需范围以外的档案材料;如需摘录、复印,事先需经档案室人员同意,但只准摘录有关部分,抄写在专门纸上,并妥善保管。不得将档案私自带出,不得转借他人,不得扩散档案内容。
  四、前来查阅者必须遵守保密制度,爱护档案,严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等。
  五、归还档案材料时,档案管理人员应对档案作详细检查,发现问题要当面指出,并问明情况及时处理。
  六、室藏档案属下列情况之一者不开放:
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